为深入贯彻落实上级关于信息化建设的部署要求，破解传统办公模式中流程繁琐、效率不高、协同不畅等痛点，生态所自2021年起系统谋划、分步实施办公数字化转型。历经数年探索与实践，成功完成从院内OA系统到省级一体化平台“湘办通”的迁移升级，实现了从“纸质流转、人工跑腿”到“一键通办、全程在线”的根本性转变，以数字化转型有力提升了管理效能与服务保障水平。

制度为基，筑牢智慧办公“防火墙”

稳健的数字化转型必须以健全的制度体系为基础，为此，生态所率先制定并施行《生态所OA系统运行暂行办法》，将系统操作规范、数据安全要求、岗位职责权限全面嵌入内部控制体系。这一举措明确了线上办公的“路线图”与“责任田”，从源头上杜绝了流程模糊、责任虚化等问题，为线上办公模式有序、安全、规范运行提供了坚实的制度保障。

数据赋能，大通协同办公“中梗阻”

针对以往信息传递滞后、多头核对繁琐的顽疾，我们将“人”的精准管理作为突破口。通过精心组织两轮全员信息采集与核对，完成了420余名在职职工的系统账户全覆盖与组织架构线上化。统一、准确的人员数据底座，使得通知传达、流程发起、审批流转等环节无需再依赖人工对接，真正实现了“数据多跑路，人员少跑腿”，为跨部门、跨层级的高效协同奠定了坚实基础。

分布推进，抛出数字转型“加速度”

转型绝非一蹴而就。我们坚持“业务驱动、实用为先”的原则，采取分阶段、小步快跑的实施策略：初期以线上收发文件为起点，于2021年全面终止公文纸质分发与手工传阅，使职工初步体验到数字化办公的便捷。随后，我们聚焦用章申请、证件外借、合同评审等高频、痛点业务，量身定制线上流程与标准化表单，系统推动线下分散业务向线上迁移。2024年，生态所实现会议通知在线一键发送、回执自动汇总，彻底告别以往电话逐人通知、纸质统计回执的传统方式，会议组织效率大幅提升。在此基础上，我们全面启用线上发文流程，持续固化会议线上管理机制，并顺利完成向“湘办通”平台的平稳迁移。截至2025年12月底，收发文、阅办文、用章申请等核心办公业务均已实现全流程线上办理，且与院级系统实现无缝衔接，标志着线上办公已全面覆盖各类业务场景。

培训先行，确保全员上手“用得好”

为确保改革成果真正落地，不让系统成为“摆设”，我们构建了“立体化”培训服务体系。通过组织专项集中培训、制作图文并茂实操指南、建立即时响应答疑机制等方式，手把手帮助职工跨越“数字鸿沟”，保障全员能用、会用、愿用。这种以人为中心的赋能策略，有效化解了转型阻力，确保了线上办公流程顺畅运行。

成效凸显，实现政务办公“焕新颜”

从堆积如山的纸质文件与漫长的签字旅程，到如今的“一键发起、在线流转、全程留痕”。办公模式的变革带来了实实在在的成效，文件流转周期平均缩短约70%，审批速度大幅加快。纸张、打印及通讯等行政开支显著降低。流程标准化、过程可视化、责任清晰化，有效避免了文件丢失、审批拖延、痕迹不清等问题。全流程数据留痕为管理分析与科学决策提供了精准、实时的一手数据支撑。

展望未来，推动平台融合“再升级”

生态所的实践表明，成功的办公数字化转型关键在于 “平台与制度双轮驱动”、“业务与技术深度融合”、“改革与赋能同步推进”。此次迁移至“湘办通”，是生态所信息化建设的关键一步。该平台深度整合政务办公全流程需求，以统一入口、智能流转、全程留痕的强大功能，为我们提供了便捷、高效、安全的一体化服务支持。

下一步，生态所将继续深化“湘办通”平台功能应用，积极探索与科研管理、项目管理等系统的数据互联与业务协同，持续以数字化、智能化手段破解管理痛点，赋能科技创新，为高质量发展注入更强劲的数字化动力。（文字/周靓云  编辑/刘水波）